PERSONVERNERKLÆRING

INFORMASJON TIL FORESATTE MED BARN I ESPIRAS BARNEHAGER

1 Innledning

Velkommen til Espira, som vi under omtaler som «barnehagen».

Vår barnehage er en av flere privatdrevne barnehager innenfor Espira Gruppen.

I Espira er vi opptatt av personvern og vi ønsker at du skal være trygg på at vi behandler alle personopplysninger dere gir oss på en forsvarlig måte, og i samsvar med gjeldende personvernlovgivning (personopplysningsloven og personvernforordningen/GDPR) og Datatilsynets retningslinjer.

2 Om denne personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen inngår som en del av «Avtale om disponering av barnehageplass» som du har inngått med oss, og vi informerer her om hvilke personopplysninger som behandles i barnehagen, samt andre forhold av betydning for dette, blant annet hvem vi deler disse opplysningene med, og dine rettigheter etter personvernforordningen.

Med mindre det er nærmere presisert under, så angir personopplysninger eller personopplysningene alle personopplysninger barnehagen behandler om barn, foresatte, barnets søsken og andre nærstående personer – som kan være besteforeldre, onkler, tanter eller andre kontaktpersoner vi må kjenne til, i forbindelse med at barnet har plass i vår barnehage og oppholder seg her hos oss.

3 Ansvarlig for behandlingen av personopplysninger

Barnehagens styre er ansvarlig (behandlingsansvarlig) for all behandling av personopplysninger i barnehagen. Det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysningen og oppfølgingen av våre retningslinjer og rutiner er det barnehagens styrer som har. Du finner vår kontaktinformasjon til slutt i denne erklæringen. Ta kontakt med oss om du har spørsmål til vår behandling av personopplysningene, eller du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som beskrevet i punkt 8.

4 Hva er en personopplysning?

Personopplysninger er definert som enhver opplysning som direkte eller indirekte kan identifiserte en person. Dette innebærer at alle opplysninger som knytter seg enten til ditt/deres barn («barnet»), deg/dere som foresatt eller øvrige kontaktpersoner som besteforeldre/nærstående/søsken etc. utgjør en personopplysning i lovens forstand.

Personvernforordningen skiller mellom alminnelige personopplysninger og såkalte «særlige kategorier» av personopplysninger. Slike særlige kategorier personopplysninger krever et særlig vern, og ble tidligere omtalt som sensitive personopplysninger.

Alminnelige personopplysninger kan være navn, mobilnummer, adresse, e-post, fotografi mm. Mens særlige kategorier personopplysninger omfatter blant annet opplysninger om helse (allergier, sykdom, vaksinasjonsprogram, adferd mv.), vurdering av barnets utvikling, religion.

5 Barnehagens behandling av personopplysninger, formål og behandlingsgrunnlag

5.1 Generelt om innsamling av personopplysninger i barnehagen

Barnehagen samler inn og behandler nødvendige personopplysninger for å gi deg/dere og barnet et best mulig tilbud som samsvarer med barnets behov og preferanser, og for å oppfylle våre forpliktelser etter gjeldende regler for barnehagevirksomhet. Espira er opptatt av at personvernet til den enkelte ivaretas på en riktig og samtidig tillitsvekkende måte. De personopplysninger Espira samler inn og behandler benyttes kun til nødvendige og saklige formål knyttet til barnehagedriften.

De fleste personopplysningene vi behandler i forbindelse med at barnet går i barnehagen, mottar vi fra deg/dere som foresatte. Dette gjelder både alminnelige personopplysningene og eventuelle særlige kategorier av personopplysninger om barnet mv.

Visse personopplysninger (vurderinger og hendelser) knyttet til barnets dag i barnehagen samles inn av ansatte i barnehagen og lagres i Spireportalen. Punkt 5.3 nedenfor gir en nærmere oversikt over slike personopplysninger.

Vi mottar også alminnelige personopplysninger som navn, kontaktinformasjon mv. fra kommunen, i forbindelse med at barnet tildeles plass i barnehagen. Fra PPT kan vi også motta sakkyndigrapporter i forbindelse med eventuell utredning av barnet.

5.2 Registrering av personopplysninger om barnehagebarnet, foresatte og øvrige kontaktpersoner

Når vi inngår avtale om disponering av barnehageplass med deg/dere, så innhenter vi grunnleggende opplysninger om barnet, deg/dere som foresatte, søsken og andre nærstående personer/kontaktpersoner. Formålet med denne innsamlingen er å få tilstrekkelig med opplysninger for å administrere deres og barnets forhold til barnehagen og utøve alminnelige barnehagedrift.

Personopplysningene registreres elektronisk i Spireportalen; Espiras digitale samhandlings- og kommunikasjonsplattform mellom barnehagen og de foresatte. Her lagres grunnleggende kontaktinformasjon som navn, adresse mm, men også andre opplysninger om barnet så som sovebehov, om barnet har fulgt vaksinasjonsprogrammet, annen helseinformasjon som er nødvendig å kjenne til - eksempelvis allergier, sykdommer eller matvarereservasjoner.

Videre registreres navn på andre nærstående personer som av de foresatte gis tillatelse til å hente barnet, samt navn og nummer til personer som foresatte ønsker skal kunne følge barnets barnehagehverdag.

Visse alminnelige personopplysninger overføres til vårt regnskapssystem, og er nødvendig for blant annet fakturering og utarbeidelse av årsrapport. Faktureringen håndteres av Espira Gruppen AS, som databehandler, på vegne av barnehagen. Hvilke databehandlere barnehagen benytter er nærmere beskrevet i punkt 7 nedenfor.

Eventuelle papirkopier av avtaler og skjemaer for kartlegging av barnets utvikling og ferdigheter oppbevares i låsbare arkivskap; her har hvert enkelt barn sin egen mappe. Det samme gjelder dokumenter fra kommunen og andre instanser for barn med særlige behov, for eksempel vedtak om ekstraressurser, sakkyndige vurderinger etc. Håndskrevne referater fra samtaler med foresatte vil også kunne lagres her.

Samtlige ansatte i barnehagen har tilgang til å lese alminnelige personopplysninger og visse helseopplysninger, blant annet kjente sykdommer hos barnet samt allergier og kostholdsrelaterte forhold. Andre særlige kategorier opplysninger, som f.eks. sakkyndigvurderinger fra PPT kan bare lese av styrer, styrers assistent, styrers stedfortreder og pedagogisk leder.

Det rettslige grunnlaget for vår behandling av personopplysningene følger av personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav b) hvoretter vi lovlig kan behandle de personopplysninger som er nødvendige for å inngå og oppfylle vår avtale med deg/dere.

Det rettslige grunnlaget for vår behandling av eventuelle helseopplysninger, allergier og andre særlige kategorier personopplysninger vil normalt være basert på et eksplisitt samtykke fra deg/dere, jf. personvernforordningens artikkel 9 nummer 2 bokstav a), jf. artikkel 6 nummer 1 bokstav a).

De alminnelige personopplysninger du/dere eventuelt gir barnehagen om nærstående personer forutsetter vi at dere på forhånd har opplyst de nærstående personene det gjelder om, og vårt rettslige grunnlag for å behandle opplysningene er for å oppfylle vår avtale med dere om hvem som har tillatelse til å levere/hente barnet, jf. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav b).

5.3 Andre personopplysninger som samles inn og lagres i Spireportalen

Spireportalen benyttes for å samle opplysninger om barnet, forenkle og forbedre daglige rutiner, informere foresatte og generell håndtering av nødvendig informasjon for utøvelse av barnehagedriften.

I det elektroniske systemet samles det inn og registreres personopplysninger om daglige prosesser i barnehagen, slik som:

· Inn- og utsjekking

· Fravær

· Oversikt over barnas turnus

· Meldinger fra barnehagen internt og til foresatte

· Planlegging av og rapportering fra aktiviteter barnet deltar på

· Rapportering av soving, bleieskift, mat etter ønske

· Måltidsoversikt

· Individuell pedagogisk oppfølging

· Fakturerings- og betalingsinformasjon

· Annen rapportering

Av hensyn til den daglige driften har samtlige ansatte tilgang til systemet, de har også adgang til å registrere opplysninger om barnet som nevnt ovenfor. Systemet er sikret med brukernavn og passord/pin-kode, som autentiserer brukere via Espira sitt brukerdatabibliotek og utformet slik at den enkelte ansatte bare ser de personopplysningen som er nødvendig for den rollen den ansatte fyller i barnehagen. Brukere med tilgang til sensitiv informasjon, er i tillegg utstyrt med multifaktor autentisering. De ansatte er pålagt ikke å dele brukernavn og passord med hverandre.

Barnehagen benytter opplysninger om daglig inn- og utsjekking av barna som grunnlag for intern bemanningsplanlegging. Opplysninger om inn- og utsjekking av barna blir anonymisert. Det innebærer at opplysningene om inn- og utsjekking ikke kan knyttes tilbake til et konkret barn.

Foresatte mottar informasjon om barnet gjennom Spireportalen, og kan logges seg inn på denne portalen fra mobiltelefon eller PC med tildelt personlig brukernavn og passord. Spireportalen gir tilgang til opplysninger om barnet; slik som eventuelle allergier, matvarereservasjoner, soving og do-rutiner etc.

Vi ber foresatt(e) melde fra om Spireportalen inneholder opplysninger som enten er feil eller av andre grunner behøver å endres. Foresatte kan selv oppdatere og endre grunnleggende informasjon om barnet i Spireportalen. I Spireportalen gis også tilgang til fakturaer, planer og dokumentasjon av aktiviteter, samt mulighet for foresatt(e) til å varsle sykdom og fravær.

I garderoben i barnehagen er det plassert en touchskjerm. Her skal foresatte registrere opplysninger om tidspunkt for levering og henting.

Foresatte og øvrige kontaktpersoner får tilgang til informasjon på innsjekk/utsjekk portalen ved å oppgi en personlig 4-sifret pinkode.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av slike personopplysninger bygger på vår avtale om barnehageplass for barnet, jf. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav b).

5.4 Barnehagens saksbehandling

Opplysninger om barnet som registreres ved ulike typer av saksbehandling i barnehagen, for eks. referat fra samtaler med foresatt(e) produseres og lagres i Spireportalen. Det er bare styrer, styrers assistent, styrers stedfortreder og pedagogisk leder som har tilgang til opplysningene i arkivet.

5.5 Bilder, lyd- og filmopptak

Som et tilbud til foresatte bruker barnehagen bilder og film for å dokumentere barnas ulike aktiviteter i løpet av barnehageåret. Bilder benyttes også for å dokumentere barnehagens virksomhet.

Bilder og film kan tas med kamera eller mobiltelefon og overføres så snart som mulig til Spireportalen, og slettes deretter umiddelbart fra kamera/mobiltelefon.

Behandling av bilder og filmopptak av barn krever samtykke fra foresatte, og et slikt samtykke kan gis, oppdateres eller trekkes i Spireportalen. I noen tilfeller vil samtykke til bruk av filmopptak og visning av fotografier innhentes med egne samtykkeskjema. Dette samtykket kan når som helst trekkes ved å kontakte barnehagen.

Vi vil ikke fotografere eller filme barnet med mindre du/dere har samtykket til dette. Barnehagen tar heller ikke bilder av barn som er svært lettkledde. Bilder som publiseres på nett legges ut i en kvalitet som gjør det lite attraktivt for andre å manipulere dem eller benytte dem i andre sammenhenger.

Alle foresatte har ved å signere avtale om plass i barnehagen forpliktet seg til ikke å publisere bilder hvor andres barn forekommer, uten foresattes samtykke. Som eksempel skal situasjonsbilder av flere barn i lek ikke deles med andre eller publiseres i sosiale medier uten samtykke fra barnas foresatte.

Se også punkt 10 om sletting av personopplysninger.

5.6 Bruk av skjemaer for systematisk observasjon, screening og øvrig kartlegging

Barnehagen benytter ved behov ulike skjemaer for systematisk observasjon, screening og øvrig kartlegging (heretter kalt kartleggingsverktøy) av barn på ulike områder, som for eksempel språk, trivsel, sosial forståelse, motorikk etc. Hensikten med slik kartlegging er å følge med på barns trivsel og utvikling, slik at barnehagen om nødvendig kan iverksette rett tiltak til rett tid.

Bruk av kartleggingsverktøy forutsetter samtykke fra foresatte. Dette samtykket innhentes skriftlig fra barnehagen, og skal gi en beskrivelse av aktuelt/aktuelle kartleggingsverktøy, hvilke opplysninger om barnet verktøyet genererer og hvordan opplysningene ellers blir behandlet.

Skjemaer for systematisk observasjon, screening og øvrig kartlegging lagres i Spireportalen. Det er bare styrer, styrers assistent, styrers stedfortreder og pedagogisk leder som har tilgang til opplysningene.

5.7 Brukerlogg Spireportalen

Brukerlogg for foresatte registrerer tidsrommene den enkelte foresatt har vært pålogget i Spireportalen.

Formålet med brukerloggen er å tilpasse den informasjon som legges ut til foresatte. Opplysningene blir ikke benyttet til å følge opp den enkelte foresatt. Brukerloggen er i dag tilgjengelig for styrer og pedagogisk leder.

Behandling av slike opplysninger for ovennevnte formål baseres på vår berettigede interesse av å tilrettelegge for en mest mulig hensiktsmessig bruk av Spireportalen, i henhold til personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f), og hvor vår interesse veier tyngre enn den enkeltes personvern.

5.8 Utarbeidelse av statistikk

Espira Gruppen AS utarbeider anonym statistikk basert på de personopplysningene som behandles i Spireportalen. Slik anonym statistikk benyttes i arbeidet med å videreutvikle driften av barnehagen og for å sikre en mest mulig hensiktsmessig og brukervennlig organisering av hverdagen i barnehagen. Anonyme data vil kunne publiseres offentlig, blant annet i årsrapporter, på nett, overleveres journalister og behandles av Espira Gruppen AS i henhold til formål som ligger til grunn for anonymiseringen – som beskrevet i dette punkt.

Anonymisering av de alminnelige personopplysningene baseres på vår berettigede interesse av å anonymisere personopplysningene for formålet som angitt over, i henhold til personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f), og hvor vår interesse veier tyngre enn den enkeltes personvern. Vår anonymisering av særlige kategorier personopplysninger (helse mm) bygger på det samtykke du har gitt til at vi kan behandle slike personopplysninger, og behandles i henhold til personvernforordningens artikkel 9 nr. 2 bokstav a).

6 Utlevering av personopplysninger til tredjepart

6.1 Utlevering av personopplysninger til skole

I forbindelse med overgang fra barnehage til skole kan det være hensiktsmessig å utlevere enkelte personopplysninger til skolen. Opplysningene oversendes bare i samarbeid med og etter samtykke fra foresatte.

6.2 Utlevering av personopplysninger til PPT

Barnehagen vil dele personopplysninger med PPT dersom det er ønsket eller nødvendig med en sakkyndigvurdering fra dem. Espira vil ikke ta kontakt med eller dele personopplysninger med PPT uten et samtykke fra foresatte, jf. barnehageloven §19 flg.

6.3 Utlevering av personopplysninger til barnevernet

Barnehageloven pålegger Espira å varsle barnevernet ved forhold som kan føre til tiltak fra barneverntjenesten. I slike tilfeller er Espira fritatt fra taushetsplikt og er pålagt å dele personopplysninger med barnevernet i henhold til personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) og artikkel 9 nr. 2 bokstav c), jf. barnehageloven § 22.

6.4 Utlevering av personopplysninger ved henvendelser fra PPT og barnevernet

Barnehagen mottar unntaksvis forespørsler fra PPT (pedagogisk-psykologisk tjeneste) og barnevernet. Slike forespørsler blir håndtert i samsvar med gjeldende lover og regler, og personopplysninger deles bare dersom det foreligger hjemmel i lov.

6.5 Utlevering av personopplysninger i forbindelse med økonomisk støtte

Barnehagen kan motta økonomisk støtte for sitt arbeide med barn som har særlige behov, for eksempel for å øke grunnbemanningen i barnehagen. Som en del av en slik søknad utleves opplysninger om barnet forutsatt at foresatte har samtykket til denne utleveringen. Det skal således innhentes et eget samtykke for at barnehagen kan diskutere et barns behov med PPT.

6.6 Utlevering av personopplysninger i forbindelse med rettsak

Ansatte i Espira barnehager kan bli innkalt som vitner i sivile saker knyttet til et barnehagebarn. I slike tilfeller vil den ansatte være fritatt fra taushetsplikten som følger av barnehageloven og ellers av interne retningslinjer. Den ansatte vil da kunne forklare som om nødvendige forhold knyttet til barnet, både hva gjelder alminnelige og særlige kategorier personopplysninger.

7 Nærmere om samtykke til behandling av personopplysningene

Det er begge foresatte, eventuelt foresatt som alene har foreldreansvaret, som samtykker til vår behandling av personopplysninger på barnets vegne, i de tilfeller barnehagen er avhengige av et slikt samtykke for lovlig å kunne behandle personopplysninger.

Alle samtykker er frivillige og kan når som helst trekkes tilbake. Noen samtykker er imidlertid nødvendige for at vi skal kunne gi barnet tilpasset oppfølging, når dette ikke følger av lovverket ellers. Dersom du trekker et slikt samtykke, vil vi samtidig gjør deg oppmerksom på at du samtidig kan gjøre det vanskelig for oss å opprettholde samme tilbud overfor ditt/deres barn. For eksempel vil ikke kunne dokumentere barnets hverdag med bilder dersom det ikke gis samtykke til dette, eller ta hensyn til allergier om vi ikke gis adgang til å behandle helseopplysninger om barnet.

Du kan gi, endre og trekke samtykker i Spireportalen, blant annet vil vi be deg gå gjennom samtykkene når barnet starter i barnehagen.

Kontakt styrer i barnehagen dersom du har spørsmål til dette, eller har behov for ytterligere informasjon.

8 Bruk av underleverandører og databehandlere

Espira benytter underleverandører for å levere it-tjenester for drift av barnehagen, som eksempel Spireportalen som leveres av selskapet Famly, og regnskapstjenester som leveres av Espira Gruppen AS.

Vi har inngått skriftlige databehandleravtaler med alle aktører og tilbydere av informasjonstjenester som vi benytter. Aktørene kan få tilgang til personopplysningene som er beskrevet i denne erklæringen i den grad det er nødvendig for å drifte leverandørens systemer.

Espira har pålagt alle databehandlere og andre underleverandører strenge krav til informasjonssikkerhet og konfidensialitet. Ingen personopplysninger blir oppbevart utenfor Europa.

9 Retting av personopplysninger

Barnehagen har plikt til å sørge for at alle personopplysninger som brukes er korrekte, tilstrekkelige og nødvendige. Oppdages det feil, mangler eller unødvendige opplysninger skal disse rettes, slettes eller sperres for bruk. Det er viktig at foresatte straks gir beskjed til styrer i barnehagen dersom det oppdages mangelfulle eller feil personopplysninger.

10 Sletting og anonymisering av personopplysninger

Personopplysningene barnehagen har samlet inn og lagret slettes rutinemessig 120 dager etter at barnet sluttet i barnehagen. Dette omfatter også eventuelle foto og filmopptak, med mindre det er innhentet særskilt samtykke for behandling av foto og film, med forlenget lagringstid.

Som nevnt i punkt 5.8 vil det i forbindelse med sletteprosessen utarbeides noe anonym statistikk.

Enkelte personopplysninger knyttet til betaling for barnehageplass plikter vi ifølge bokføringsloven å lagre i 5 år, og disse opplysningene kan dermed heller ikke kreves slettet.

11 Dine rettigheter knyttet til vår behandling personopplysninger?

Foresatte har en rekke rettigheter i forbindelse med vår behandling av personopplysningene som nevnt over, og kan når som helst:

· kreve innsyn i personopplysningene som behandles

· kreve korrigering/retting av unøyaktige eller ufullstendige personopplysninger

· under visse omstendigheter kreve at Espira sletter personopplysninger som behandles;

· under visse omstendigheter kreve at vi begrenser behandlingen av personopplysningene vi behandler, og/eller kan protestere mot behandlingen av disse;

· kreve å motta, i et strukturert, vanlig og maskinlesbart format, personopplysningene foresatte har levert Espira, og foresatte kan be om at disse opplysningene overføres til et annet foretak.

12 Klage til Datatilsynet

Du kan når som helst klage til oss eller til Datatilsynet dersom du mener vår behandling av personopplysninger bryter med norsk lov eller denne personvernerklæringen

Nærmere kontaktinformasjon finner du her: www.datatilsynet.no

13 Kontaktinformasjon Espira

Espira Gruppen AS

Adresse: Postboks 208, 0151 Oslo

Telefon: 21 08 80 88

E-post: kontakt@espira.no

Revisjon 6

Datert: 18. september 2020